Kehidupan selalu ditandai dengan perubahan. Manusia yang hidup akan selalu berubah. Arie de Genus (1997 ) menandaskan bahwa sebuah perusahaan pada dasarnya adalah juga sesosok makhluk hidup ( a living organism ). Karena ia hidup maka ia dilahirkan, sakit,tua, dan dapat mati seperti makhluk hidup lainnya. Kalau perawatannya baik maka ia bisa saja berumur panjang.
Setelah menjadi tua, sebagian besar perusahaan tentu saja tidak dapat menghindar dari “penyakit tua” yang mengenaskan “mati segan hidup tak mau”.
Dalam bahasa manajemen, pembaharuan diartikan sebagai sebuah upaya agar membuat hidup kita atau cara kita bekerja dan merespon dunia ini lebih fit dengan kebutuhan lingkungan baru itu. Dengan mengubah diri maka kita tidak menjadi terasing lagi dari dunia luar atau bahkan tidak tereliminasi sama sekali. Siapapun yang masih melakukan cara-cara lama pasti tidak akan bisa bertahan.
Tabel 1.3 menyajikan cara-cara lama dalam berusaha dan cara-cara baru yang menjadi tuntutan perubahan.
Cara-cara Lama
Cara-cara Baru
1. Lingkungan
Tertib,stabil, teratur, predictable
Berubah-ubah, setiap partikel organisasi dapat bergerak sendiri-sendiri
2. Lokasi Usaha
Berpusat dijakarta
Tersebar diseluruh penjuru Indonesia
3. Sikap TerhadapPersaingan
Statis,terkendali, reaktif, lari ke pengambil keputusan di tingkat negara
Proaktif, memimpin inovasi, menciptakan cara-cara baru
4. Struktur Organisasi
Birokrasi, prosedural
Dinamis,teamwork, jejaring
5. Kultur Organisasi
Keteraturan dan social harmony, formal
Kompetitif,informal,campus-liked
6. Bentuk Perusahaan
Besar,konglomerasi, integrasi vertikal
Kecil-kecil, outsourching, berorientasi pada kompetisi inti
7. Manusia ( SDM )
Tenang, birokratik, profesional
Dinamis, intrapreneurial, mengedepankan suasana kerja yang menyenangkan
8. Pemimpin
Otoriter, satu arah, manajer (doing things right)
Demokratis, change leader, leader ( doing the right thing)
9. Produk
Monoton,product lifecycle panjang
Dinamis, product life cycle diperpendek sendiri
10. Sikap Terhadap Hukum
Minta dukungan pemerintah
Harus berani menghadapi kasus-kasus hukum
11. Komunikasi
Tidak penting, reaktif
Sangat penting, proaktif
Cara-cara baru itu, dalam percaturan dunia usaha, dikenal dengan istilah “change the rule of the game” ( mengubah aturan permainan ). Sayangnya tak banyak aktor bisnis yang dengan tegas dan berani mengadopsi cara-cara baru itu. Sebagian besar masih mengambil peran sebagai pengikut yang mengimitasi apa yang dilakukan pelaku-pelaku utama daripada menciptakan sendiri cara-cara baru dan bertindak sebagai pemimpin. Tentu saja memimpin perubahan memerlukan keberanian, termasuk keberanian menghadapi berbagai resiko. Mereka yang berani tersebut menganut paham “lebih baik meminta maaf daripada meminta izin”. Mereka tentu saja bukan pembengkang yang mau gampang saja, melainkan bertindak realistis dalam merespon pasar.
Meski perubahan dinantikan dan menjanjikan kehidupan baru ,ternyata tidak semua perubahan membawa hasil seperti yang diharapkan. Berikut ini adalah beberapa hal yang dapat mengakibatkan perubahan tidak membawa hasil seperti yang diharapkan:
1.Kepemimpinan yang Tidak Cukup Kuat
Perubahan akan bergulir seperti yang diharapkan harus ada pemimpin yang kuat. Kepemimpinan yang kuat tidak sama dengan kepemimpinan yang otoriter. Kepemimpinan yang kuat berarti kepemimpinan yang penuh wibawa karena bersih, ahli, dapat dipercaya dan jelas arahnya.
2.Salah Melihat Reformasi
Reformasi sering hanya dianggap reorganisasi oleh para birokrat. Reorganisasi adalah mengubah bentuk organisasi. Tujuan perubahan adalah mengubah manusia, bukan mengubah organisasi. Tanpa diikuti upaya mengubah kebiasaan manusianya, reorganisasi tak akan membawa perubahan apa-apa.
3.Sabotase di Tengah Jalan
Perubahan akan selalu menghadapi tantangan, khususnya dari mereka yang tidak menyukai pemimpin yang baru atau mereka yang khawatir kenikmatan-kenikmatan yang selama ini diperoleh akan hilang begitu saja. Maka bermacam-macam bentuk sabotase yang dapat dilakukan seperi fitnah, menghalangi melalui jalur-jalur pengawasan, membuat peraturan-peraturan yang menyulitkan dll.
4.Komunikasi yang tidak Begitu Bagus
Perubahan menuntut adanya komunikasi. Maka dari itu dituntut komunikasi yang bagus, karena komunikasi yang tidak begitu bagus akan menyulitkan diri sendiri karena pemimpin tidak akan pernah menang melawan persepsi.
5.Masyarakat yang Tidak Cukup Mendukung
Perubahan memerlukan dukungan masyarakat. Kalu dukungan tidak cukup kuat maka perubahan hanya akan menyisakan kepedihan. Dukungan masyarakat tidak sama dengan ucapan-ucapan para pengamat. Dukungan mereka terlihat dari tindakan-tindakan riil ketika suatu upaya digulirkan.
6.Proses “Buy-In” Tidak Berjalan
Perubahan harus menjadi agenda seluruh komponen dalam organisasi. Perubahan yang baik harus dirasa dimiliki oleh semua orang. Proses yang hanya dimiliki para pemimpin tidak akan pernah bertenaga dalam bergerak.
Untuk memperoleh gambaran bagaimana perubahan yang dijalankan dapat memberikan hasil, berikut ini adalah contoh sebuah kisah bagaimana Ir. Cacuk Sudariyanto mereformasi P.T. Telkom dari statusnya yang lama ( Perum ) menjadi sebuah usaha yang profesional, modern dan berkelanjutan.
Saat pertama kali ditangani Ir. Cacuk Sudariyanto, 1988 perumtel banyak masalah. Komplain konsumen terhadap buruknya pelayanan, hampir setiap saat menghiasi media massa. Cacuk akhirnya menemukan tiga masalah fundamental yang harus segera dibenahi. Pertama, Aspek finansial.selama 22 tahun perjalananya, laporan keuangan perumtel tidak pernah memenuhi status qualified. Kedua, laporan keuangan perusahaan banyak “anehnya” sebab dilaporkan selalu terlambat ( late behind ) 3 tahun. Ketiga, SDM perusahaan berstruktur kurang memadai tidak ada satu pun pegawai yang berjenjang S2. Kebanyakan pegawai adalah lulusan S1, D3 dan bahkan ada yang hanya tamatan SLTA.
menghadapi situasi ini hanya ada satu dipikiran Cacuk yakni “perubahan” tindakan awal yang dilakukannya adalah memperbaiki accounting structure menjadi lebih otonom. Ia mempertaruhkan investasi IT untuk mendukung database. Dan hasilnya hanya dalam tempo 3 tahun, sebanyak 40 wilayah telah memiliki Accounting structure sendiri dan P.T Telkom pun meraih status WTS ( Wajar Tanpa Syarat ) dari BPKB.
Perubahan selanjutnya dilakukan dengan peningkatan kualitas SDM . caranya adalah dengan memberikan kesempatan kepada karyawan terbaik untuk melanjutkan pendidikan ke dalam dan keluar negeri. Open recruitmen karyawan dengan jenjang S1 mulai di jalankan. Bahkan Telkom mendirikan perguruan tinggi yang saat ini kita kenal dengan STT Telkom. Suasana kondusif yang terus diciptakan. Berbagai bentuk seminar dan training diadakan, kursus kepemimpinan dan sebagainya. Hasil kegiatan ini melahirkan agent of change perusahaan diwilayah kerja masing-masing.
Untuk mendorong motivasi karyawan Cacuk tidak segan-segan menaikan gaji pegawai sebanyak 300 % . bonus yang diberikan untuk menghargai jerih payah karyawan yang telah memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen. Selain itu logo perusahaan juga ikut diubah karena logo perusahaan harus melambangkan spirit perusahaan yang dilakukan.
Hasilnya terlihat jelas dalam masa kepemimpinan cacuk yang relatif singkat (1988- 1992 ) P.T Telkom telah memiliki 3,5 juta satuan sambungan dengan kualitas pelayanann yang jauh lebih baik.
Masyarakat organisasi biasanya terlalu optimis dengan adanya janji perubahan. Mereka umumnya langsung berpendapat, begitu program perubahan dijalankan maka hidup mereka akan segera berubah. Tentu saja hal ini menyesatkan.untuk menyambut datangnya perubahan, dibutuhkan pengorbanan. Oleh karena itu perubahan tidak dapat dilakukan tanpa perhitungan yang masak. Ia memerlukan manajemen, yaitu manajemen perubahan.Perubahan juga memerlukan seorang pemimpin yang bersungguh-sungguh dalam melihat, menggerakan dan menyelesaikan seluruh proses perubahanitu sampai tuntas.
Apakah rahasianya sehingga perusahaan-perusahaan mampu berumur panjang? Charles Darwin mengatakan “bukan yang terkuat yang mampu berumur panjang, melainkan yang paling adaptif”. Yaitu mereka yang selalu menyesuaikan diri terhadap berbagai perubahan. Makluk hidup berevolusi untuk tetap bertahan dan meneruskan keturunan. Dalam evolusi itu kadang makhluk hidup harus menoleh ke belakang untuk memaknai kehidupannya dihari esok. Tetapi ternyata sekarang diketahui , perusahaan-perusahaan masa kini bukan Cuma belajar dari masa lalu, melainkan juga pada masa depan. Kehidupan baru di masa depan seakan akan telah terputus dengan masa lalu sehingga mereka harus mulai menggambarkannya kembali pada selembar kertas polos dan menata masa depan yang benar-benar baru.
Di atas kertas polos itulah sebuah masa depan baru digambarkan oleh para pelaku kehidupan masa depan. Mengarungi kehidupan baru itu dengan menggunakan sebuah “memori masa depan“ ( memory of the future ). Organisasi mengubah wajah dunia ini secara bertahap dan menciptakan standar-standar baru sehingga yang lainpun harus mengikuti dunia baru yang mereka ciptakan.Mereka yang tidak bisa mengikuti standar baru yang mereka ciptakan akan menjadi mati.
Perubahan dapat diciptakan dengan berbagai cara . ada yang menciptakan masa depan dengan melakukan perubahan secara antisipatif ( anticipatory change ), namun tak sedikit pula yang harus berjaga-jaga dan melakukan perubahan secara reaktif ( reactive change ) atau bahkan berubah melalui krisis ( crisis change ).
Kata Charles Handy (1994 ) perubahan itu mengikuti kurva S,yaitu seperti huruf S yang tertidur
Perubahan selera dan daya beli konsumen harus direspon oleh produsen, baik dalam konsep bisnis yang mampu menjawab, maupun skala usaha dan perubahan-perubahan internal yang menyangkut kualitas mesin, SDM, permodalan dan sebagainya. Kalau terlambat perusahaan bisa memasuki masa kritis sehingga akhirnya memasuki masa-masa sulit.
Berikut ini adalah sebuah artikel yang di ambil dari majalah SWA yang menjelaskan bagaimana produsen kopi Indonesia, Kapal Api merespon perubahan itu dengan membentuk kedai kopi bermerek Excelso. Kedai kopi inipun ternyata dibagi di dalam tiga segmen yaitu Kafe Excelso ( untuk kalangan profesional dan ekspetariat ), excelso Express ( take away coffee shop ), dan de ‘Excelso ( klasik, gabungan kafe dan restoran ).
Excelso merupakan kedai kopi dari Indonesia yang belakangan mencoba ekspansi keluar negeri, hal ini dapat dilihat tak kurang dari 15 gerai baru Excelso telah dibangun dalam dua tahun terakhir. Pihak Grup Kapal Api ini memang terdorong agresif sebab banyaknya pertumbuhan dan publisitas kedai kopi bermerk akhir-akhir ini. Dorongan membuat kedai kopi juga dipicu kenyataan Grup Kapal Api menguasai bahan mentah kopi. Grup Kapal Api dalam catatan Nielsen, merupakan pemimpin besar kopi eceran.
Penetrasi kedai kopi Excelso patut diancungi jempol. Strategi tepat ketika mencoba mengangkat citra merk ke kelas yang lebih tinggi. Kehadiran Excelso selain mengangkat cittra merk grup Kapal Api, juga berpotensi melahirkan kedai kopi dengan merk yang kuat. Hal ini dapat dilihat dengan merk yang mereka gunakan memberikan citra sangat internasional.
Citra internasional sengaja dimunculkan dari kata Excelso yang berkesan kebarat-baratan, manajement Excelso sengaja memilih nama merk ini dari kata “so excellen “ yang kemudian dibalik pengucapannya menjadi “ excellen so “ yang disingkat “Excelso”.
Merk yang digunakan ini harus didukung dari adanya implementasielemen-elemen strategi pemasaran lainnya secara tepat. Pada tahap awal jelas soal pemilihan lokasi gerai. Selanjutnya kedai kopi Excelso melengkapi kedainya dengan sejumlah keunikan. Dari sisi harga manajemen Excelso sengaja memosisikan kafenya tak setinggi sejumlah kafe asing. Hal ini dilihat dari harga minuman dan makanan, yang lebih terjangkau dibanding kedai kopi asing.
Meski di desain lebih fungsional, tak berarti Excelso tak mengembangkan sentuhan-sentuhan emosional dan personal. Sentuhan emosional antara lain dikembangkan melalui suasana yang diciptakan setiap gerai. Ada yang menonjolkan suasana klasik, suasana modern, dan dapat pula diciptakan dengan suasana funky dengan gaya lounge.
Sentuhan personal digunakan saat melayani tamu, yakni pelanggan tidak perlu antre di depan counter pemesanan menu, namun tinggal memilih tempat duduk,selanjutnya akan didatangi pelayan yang siap mendaftar dan memenuhi pesanan. Hal ini dilakukan agar para pelanggan merasa puas akan pelayanan yang diberikan kedai kopi Excelso kepada setiap konsumen yang berkunjung.
Selain itu pula dilakukan upaya meretensi pelanggan agar mekin loyal. Ini antara lain dilakukan dengan mengadakan system membership, mengeluarkan Excelso Card. Sejumlah pelanggan aktif dikirimi kupon minum gratis ketika ulangtahun. Juga memberikan merchandise seperti gantungan kunci, gantungan ponsel, atau gelas mug. Serta tak ketinggalan pula mengeluarkan kupon yang akan diundi dengan hadiah ponsel dan tabungan.
Excelso yakin, citra premium tidak hanya dengan melakukan branding media above the line. Mereka yakin bahwa membentuk image dengan membuat desain coffee shop yang nyaman dan dari kualitas produk yang disajikan, serta melalui petugas yang melayani pelanggan. Itulah yang ditanamkan pada manajement Exelso dalam rangka melayani pelanggan dengan sebaik-baikya karena pelanggan lah yang menggaji,bukan perusahaan.
Langkah penetrasi yang dilakukan oleh manajement Kedai Kopi Excelso ini merupakan hal yang tepat. Setidaknya telah menyelesaikan tugas pertamanya dengan mencegah dominasi kopi asing di Indonesia dan menjadi tuan rumah di negara sendiri melalui merk Kapal Api.
Seluruh rangkaian hal yang dilakukan manajement Exelso pada perusahaannya yaitu dalam rangka implementasi adanya perubahan dalam organisasi/perusahaan yang bersangkutan yang didorong dengan sejumlah alasan-alasan yang kuat untuk melakukan adanya perubahan dalam manajement perusahaan. Manajemen Exelso memiliki keunggulan dalam melakukan perubahan dalam organisasinya sebab mereka peka dan memahami karakter dan selera konsumen yang sedang diminati sekarang, sehingga dapat mengoptimalkan strategi perubahan yang dipakai. Jika perubahan dalam manajemen perusahaan dapat tercapai dengan baik maka akan menguntungkan bagi perusahaan yang bersangkutan maupun konsumen sebagai pelanggan. Perusahaan dapat meningkatkan eksistensi keberadaan perusahaanya agar tetap lebih maju dan konsumenpun dapat mengambil keuntungan dalam pelayanan yang baik yang diberikan oleh perusahaan.
“Kurva S“ bukanlah hanya urusan bisnis. Kehidupan kenegaraan dan kerajaan bangsa-bangsa di dunia ternyata juga mengikuti laju gerak “Kurva S”. Bangsa-bangsa yang sukses adalah bangsa-bangsa yang adaptif terhadap perubahan dan pemimpin-pemimpinnya selalu siap menghadapi perubahan. Prinsip-prinsip “kurva S” mengajarkan sesuatu kepada kita, bahwa cuma perubahanlah yang abadi diatas dunia ini.
